Compra inteligente: cómo planificar tus pedidos de aseo y cafetería por trimestre

Comprar por trimestre no es acumular por acumular. Es anticiparte a la demanda, negociar mejor y reducir paradas por “nos quedamos sin”. Aquí tienes una guía práctica para planear pedidos de aseo y cafetería sin dolores de cabeza.

1) Proyecta la demanda con datos simples

Parte de tu consumo real, no de supuestos. Revisa 4–6 semanas y calcula el promedio semanal.

• Variables mínimas: headcount, turnos, visitantes, eventos (capacitaciones, auditorías).
• Separar por zonas: baños, oficinas, cafetería. Lo que sube en una puede bajar en otra.

2) Define mínimos, máximos y punto de reorden

Tu bodega no es depósito infinito. Asigna un rango sano por ítem y activa alertas.

• Mínimo: lo que gastas en el tiempo de reposición (lead time) + un colchón (stock de seguridad).
• Máximo: 1–1,5 meses de consumo para descartables; 2–4 semanas para químicos (evita vencimientos).
• Reorden: cuando llegas al mínimo, disparas pedido. Nada de esperar a “cero”.

3) Calendario trimestral: cuándo pedir y cuándo recibir

Planifica la compra antes de tus picos (cierre fiscal, temporadas altas, eventos). Coordina con tu proveedor:

• Fechas de corte de pedido y ventanas de entrega.
• Backups para referencias críticas (jabón de manos, papel, toallas).
• Fraccionamiento: un pedido negociado, entregas parciales (mensuales) sin perder precio.

4) Estandariza referencias (menos SKU, menos dolores)

A menor variedad, mejor control. Estandariza marcas y formatos donde sea posible.

• Químicos concentrados con dilución clara y envases dosificables.
• Papeles compatibles con tus dispensadores (en “Z”, auto-corte, jumbo).
• Cafetería: define gramajes de servilleta y tamaños de vaso (S/M/L) para frenar el “por si acaso”.

5) Negocia como empresa (no como retail)

Consolida tu demanda trimestral y abre espacio para mejores condiciones:

• Precio por volumen + entrega programada.
• Bonos por cumplimiento (fill rate) y tiempos de respuesta.
• Soporte técnico (capacitaciones de dilución, instalación de dispensadores).

6) Controla el gasto con una sola hoja

No necesitas ERP para empezar. Usa una hoja compartida con permisos por rol.

• Columnas: ítem · consumo semanal · mínimo · máximo · fecha de pedido · fecha de entrega · responsable.
• Semáforos: verde (ok), amarillo (próximo pedido), rojo (reorden inmediato).

7) Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Comprar todo al inicio del trimestre: inmoviliza caja y llena bodega. Prefiere entregas escalonadas.
• No considerar visitantes/eventos: faltantes puntuales que dañan la experiencia.
• Ignorar compatibilidades (dispensadores/papeles, viscosidad de jabones): genera taponamientos y reprocesos.
• No medir post-compra: sin seguimiento, no mejoras el siguiente trimestre.

8) SOP express para pedir sin estrés

1. Lunes 1: actualizar consumos y revisar semáforos.
2. Martes 1: enviar requerimiento consolidado a compras.
3. Miércoles 1: validar compatibilidades y tiempos de entrega con el proveedor.
4. Recepción: inspección visual, rotulado de fecha e ingreso a bodega (FIFO).

FAQs

¿Cómo reduzco el gasto sin afectar calidad?

Estandariza, compra concentrados con dosificación, programa entregas parciales y controla por semáforos.

¿Qué pido mensual y qué trimestral?

Descartables de alto volumen (papel, toallas) con entregas mensuales programadas; químicos concentrados según dilución y rotación.

¿Cómo evitar faltantes en auditorías?

Sube el mínimo de críticos (jabón, papel) dos semanas antes y fija un backup en bodega satélite.

¿Quieres que revisemos tus consumos y armemos un plan trimestral optimizado para tu operación?